หน่วยงานของรัฐบาลกลางยังคงประสบปัญหาในการจัดการบันทึกของตนอย่างเหมาะสม และธรรมชาติและเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไปของการเก็บบันทึกในศตวรรษที่ 21 อาจเป็นกุญแจสำคัญในการดำเนินการรายงานประจำปีจาก National Archives and Records Administration พบว่าการปรับปรุงโดยรวมเพียงเล็กน้อยจากปีที่แล้วในการจัดการบันทึกของหน่วยงาน แม้ว่าบางหน่วยงานจะมีความเป็นเลิศโดยเฉพาะในด้านสื่อสังคมออนไลน์
หน่วยงานที่มีความเสี่ยงต่ำ คะแนน – เต็ม 100
สำนักงานการถมดินและบังคับการเหมืองแร่ 99
สำนักกิจการอินเดีย (มหาดไทย) 98
สำนักบริหารงานบุคคล 96
บริการตรวจคนเข้าเมืองและสัญชาติสหรัฐ 96
สำนักงานระบบสารสนเทศกลาโหม 94
ศูนย์บริการ Medicare และ Medicaid 93
การประเมินของ NARA รวมถึงการตอบสนองจากหน่วยงาน 276 แห่ง ซึ่งเป็นหน่วยงานระดับคณะรัฐมนตรีทั้งหมดและหน่วยงานอิสระขนาดเล็กส่วนใหญ่ NARA ให้คะแนนผลลัพธ์ โดยกำหนดให้หน่วยงานมีความเสี่ยงต่ำ ปานกลาง หรือสูงสำหรับการจัดการบันทึกที่ไม่เหมาะสม
แม้ว่าผลลัพธ์ส่วนใหญ่ยังคงไม่เปลี่ยนแปลงจากปีที่แล้ว แต่การสำรวจครั้งล่าสุดพบว่ามีหน่วยงานที่ให้คะแนนในหมวดความเสี่ยงต่ำเพิ่มขึ้นเล็กน้อย
Cloud Exchange 2023 ของ Federal News Network: ค้นพบวิธีที่หน่วยงานต่างๆ ทั่วทั้งรัฐบาลใช้ระบบคลาวด์เพื่อพลิกโฉมบริการภาครัฐ ตั้งแต่องค์กรไปจนถึงปลายทางในกิจกรรม 3 วันนี้ ลงทะเบียนวันนี้!
ถึงกระนั้น รายงานยังชี้ให้เห็นถึงปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องของการฝึกอบรมพนักงาน
การกำกับดูแล และการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์พนักงานไม่พร้อม?รายงานระบุทั้งการขาดแคลนเจ้าหน้าที่จัดการบันทึกของหน่วยงานและการขาดการฝึกอบรมสำหรับเจ้าหน้าที่ที่พวกเขามี
สี่สิบสามเปอร์เซ็นต์ของหน่วยงานระบุว่าพวกเขามีตำแหน่งเต็มเวลาไม่เกิน 10 ตำแหน่งที่อุทิศให้กับการเก็บบันทึกเจ้าหน้าที่ในหน่วยงานหลายแห่งไม่มีความพร้อมในการจัดการบันทึก ตามรายงาน “เจ้าหน้าที่จัดการบันทึกจำนวนมากมีความรู้และความเข้าใจไม่เพียงพอเกี่ยวกับบันทึกอิเล็กทรอนิกส์” รายงานระบุ ทำให้ยากต่อการทำลายวงจรการจัดการบันทึกที่ผิดพลาด
เจ้าหน้าที่อาวุโส — พนักงานหน่วยงานที่มักสร้างบันทึกเกี่ยวกับความสำคัญทางประวัติศาสตร์ที่ยั่งยืนที่สุด — มักถูกมองข้ามในการฝึกอบรม
ตัวอย่างเช่น เกือบหนึ่งในสี่ของหน่วยงานที่ทำการสำรวจไม่ได้จัดการฝึกอบรมให้กับเจ้าหน้าที่ระดับสูงทั้งหมด ตามรายงาน
ในหลายกรณี หน่วยงานใช้แนวทางที่ล้าสมัยในการจัดเก็บบันทึก หน่วยงานสามสิบเปอร์เซ็นต์กล่าวว่าคำสั่งการจัดการบันทึกของพวกเขาไม่ได้รับการปรับปรุงตั้งแต่ปีงบประมาณ 2549; เอเจนซีอีก 2 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าพวกเขารู้ว่าคำสั่งของตนได้รับการปรับปรุงครั้งล่าสุดเมื่อใด“นี่เป็นเรื่องที่น่ากังวลเป็นพิเศษเนื่องจากหน่วยงานไม่ใช่หน่วยงานคงที่ และการเปลี่ยนแปลงองค์กรมักจะนำไปสู่การปรับปรุงนโยบายซึ่งคำสั่งการจัดการบันทึกควรครอบคลุม” รายงานของ NARA ระบุ
ขาดการกำกับดูแลNARA พบว่าการกำกับดูแลของเอเจนซี่ในการจัดการบันทึกเป็นปัญหาโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในการประเมิน 176 คนกล่าวว่าพวกเขาได้ทำการประเมินแนวทางปฏิบัติในการเก็บบันทึก แต่เมื่อ NARA ขอให้หน่วยงานจัดเตรียมเอกสารว่าการตรวจสอบดังกล่าวเกิดขึ้นจริง หน่วยงานหลายแห่งส่งรายการตรวจสอบหรือรายงานเปล่า “ซึ่งอ้างอิงถึงบันทึกของหน่วยงานเท่านั้น” ตามการประเมิน
NARA ยังพบว่าหน่วยงานของรัฐบาลกลางส่วนใหญ่ – 68 เปอร์เซ็นต์ – ไม่มีมาตรการด้านประสิทธิภาพเพื่อประเมินโปรแกรมการจัดการบันทึก และในที่ที่มีเมตริกดังกล่าว หลายกิจกรรมมุ่งความสนใจไปที่กิจกรรมเดียว เช่น การเลิกใช้หรือการกำจัดระเบียน
Credit : รับจํานํารถ
